Čaro organizácie MarMUN-u a školského plesu

od autora:

Autor: Samuel Barienčík, V.BG

S blížiacimi sa dvoma veľkými podujatiami na našej škole – tretím ročníkom MarMUN konferencie a školským plesom, ktorý je už tradíciou, som sa rozhodol Vám priblížiť, ako vyzerá práca organizátorov. Koľko roboty sa skrýva za už hotovou akciou, koľko času a energie musia do toho ľudia vložiť a čo všetko to obnáša.

Týmto by som Vám chcel predstaviť aj moju prvú respondentku, ktorá s Michalom Kiselom už druhý rok organizuje MarMUN konferenciu na našej škole, jedná sa o študentku 5.BG triedy Emmu Šubikovú.

Emma, ako by si definovala MUN, čo to vlastne je a prečo sa usporadúva?

Je to skratka pre Model United Nations a teda modelové zasadnutie spoločných národov, kde študenti diskutujú o svetových problémoch a snažia sa prísť k riešeniu daného konfliktu.

 Ako si sa dostala ku organizácii konferencie pomerne veľkých rozmerov, ako je Model United Nations?

Táto konferencia sa u nás usporadúva už od roku 2020, kde predošlými organizátormi boli Adam Ulbricht a Simona Valkovská, čo sú bývalými študentmi našej školy, ktorí ma vybrali spolu s mojim spolužiakom Michalom Kiselom, aby sme pokračovali v tomto organizovaní, pretože chceli dať organizovanie takejto konferencie do dobrých rúk a zvážili, že ja s Michalom sa hodíme na túto pozíciu organizátorov.

Mala si už pred MarMUN 2022 skúsenosti s organizáciou?

Pred organizovaním MarMUNu som mala skúsenosť len s organizáciou školského plesu, kde bol viacčlenný tím, na rozdiel od tohto, kde organizujem túto konferenciu sama s mojím spolužiakom. Mala som vtedy na starosti ľudské zdroje.

V porovnaní s posledným rokom, kedy si organizovala MUN prvýkrát, cítiš rozdiel v obtiažnosti organizácie?

Prvýkrát, keď som sa mala zaúčať, ako sa táto konferencia organizuje, tak sa v ten rok konferencia zrušila, takže v roku 2022 sme s Michalom organizovali túto akciu už „na ostro“, bez toho, aby sme boli k tomu nejako bližšie privedení a zaučení. Avšak vtedy sme ešte stále boli poznačení pandémiou, takže sa konferencia konala online. Rozdiel v obtiažnosti organizácie určite cítim, lebo ako som už spomenula, minulý rok sa konala online a tento rok sa bude konať naživo, čo teda neznamená  už len vybaviť online Meet a poslať PR balíčky, ale teraz sa rieši už aj marketing, manažment, catering, vybavujú sa sály, komunikujeme so sponzormi, s významnými hosťami, ktorých chceme pozvať na konferenciu, tak isto manažovanie delegátov a cherov a povedala by som, že obtiažnosť  je určite väčšia.

Pamätáš, kedy ste začali pripravovať tohtoročný MarMUN?

Začali sme ho pripravovať už na konci školského roka 2021/2022.

Ste na to predsalen dvaja a predpokladám, že ešte pred samotným začiatkom pripravovania konferencie si musíte rozdeliť úlohy, čo sú tie tvoje úlohy v práci organizátora? Máš pocit, že máš dosť času alebo pôjdete nadoraz?

Michal má na starosti internú časť konferencie, čiže to sú: témy, celková vzdelávacia časť, ako bude fungovať komisia, rieši prácu delegátov a cherov a mnoho ďalších prác. Ja mám na starosti externú časť čiže: vybavovanie marketingu, cateringu, manažment, financie, komunikácia s hosťami a sponzormi.

 Mali sme dosť času, ale keďže sme dali uzávierku nahlasovania sa účastníkov konferencie týždeň pred samotným začiatkom je už tento posledný týždeň celkom stresujúci ohľadne tlačenia menoviek, registrácie, objednávka cateringu. Určite tieto posledné dni cítim tlak, ale inakšie ostatné veci sa dali riešiť zavčas a v kľude.

 Ty aj Michal, ako som už spomínal, ste žiaci piateho ročníka, to znamená, že toto je vaša posledná interakcia s MarMUN, si rada, že ste mali príležitosť byť súčasťou tejto práce? Aké skúsenosti ti to prinieslo? Myslíš, že niečo využiješ aj ďalej v budúcom štúdiu?

Ja som veľmi rada a myslím si, že môžem hovoriť aj za Michala. Táto konferencia nám dala nesmierne veľa príležitosti, zručnosti a skúsenosti s časovým manažmentom, marketingom, naučili sme sa odborne komunikovať, tak isto pracovať s dizajnom, pracovať pod stresom a riešiť kritické situácie. Osobne chcem ísť študovať veci spojené s manažmentom a verím, že sa mi to bude veľmi vynímať v mojom portfóliu a bude sa mi to hodiť v budúcom štúdiu, kde to budem môcť aplikovať do praxe ako som to už aj spravila, takže sa mi bude ľahšie učiť aj teória.

…

Ďalej by som Vám veľmi rád predstavil aj moju druhú respondentku, ktorá sa dlhodobo zaoberá organizovaním rôznych podujatí na našej škole. Najbližšie bude pod jej záštitou spolu s jej študentmi zorganizovaný už tradičný školský ples, ktorý sa bude konať 17.02.2023. Pani učiteľka Alena Sivoňová.

Začal by som asi tým, že vy ste hlava organizačného tímu, ktorý organizuje rôzne akcie počas celého školského roka, ale skutočne tou najväčšou je práve tradičný školský ples. Odkedy sa venujete organizovaniu tohto večera?

Prvý ples sme organizovali v roku 2017, teda pred šiestimi rokmi.

Momentálne tím organizátorov pozostáva každý rok zo študentov, ktorí si vyberú eventovú firmu ako oblasť, v ktorej sa chcú realizovať v rámci predmetu ZMAK. Aké výhody alebo nevýhody prináša každoročná zmena tímu s ktorým pracujete?

Asi by som začala tými nevýhodami. Tým, že každý rok mám novú skupinu študentov, musíme začínať stále od začiatku: vysvetliť, čo znamená byť členom eventovej agentúry, ako agentúra funguje, čo všetko je potrebné vybaviť, aby rôzne akcie, ktoré v rámci agentúry organizujeme fungovali. Niektorí študenti totižto nemajú predstavu, čo to všetko obnáša. Výhodou je, že sa vždy objaví nejaký nový talent, ktorý nás posunie ďalej.

Keďže ste viacčlenný tím a máte podelené úlohy, každý má jednu úlohu celý rok alebo si to meníte na základe toho, akej akcii sa zrovna venujete? A o akých funkciách sa bavíme?

Eventovú agentúru tvorí vo väčšine desať až jedenásťčlenný tím a každý má svoje postavenie. Vždy na začiatku školského roku si rozdeľujeme funkcie a povinnosti. Volíme riaditeľa agentúry, jeho zástupcu, asistentku, ktorá píše zápisnice z každého nášho stretnutia, PR manažéra, manažéra pre ľudské zdroje, pokladníka a kontrolóra. Každý z nich má svojho zástupcu, v prípade, že by z akéhokoľvek dôvodu nemohol vykonávať svoju funkciu. Ale samozrejme, že sa snažíme spolupracovať a pomáhať si, tak aby sa každá akcia podarila a ľudia sa na nej bavili.

Je to veľká zodpovednosť položená do rúk študentom s vekovým priemerom 16 – 17 rokov. Robí podľa Vás vek rozdiel v tom, ako sa študenti vedia postaviť k takejto zodpovednosti alebo máme na škole naozaj mladých a šikovných ľudí, ktorí sa toho neboja?

Ak mám byť úprimná, mnohí z nich nevedia, do čoho idú. Ale za tých šesť rokov sa mi ešte nestalo, že by nejaký študent alebo študentka zlyhali. Dokonca niektorí z nich, ktorí o sebe hovorili, že nevedia ako na to, našli v sebe skrytý organizačný talent. Niektorí študenti pomáhajú organizovať akcie, aj keď tento predmet už nenavštevujú. Na začiatku tohto školského roka našu agentúru navštívil aj náš bývalý študent, ktorý pomáhal 2 roky organizovať ples, aby nováčikom vysvetlil ako majú postupovať, čo musia zabezpečiť a podobne. Takže si myslím, že na našej škole je veľa talentovaných študentov, len musia svoj talent objaviť alebo potrebujú len troška „postrčiť“, aby sa rozbehli.

Čo vie mladých študentov naučiť to, že majú na ramenách zodpovednosť takých rozmerov? Vedia nabrané vedomosti využiť aj neskôr v rôznych aspektoch života? Odporučili by ste aj ďalším ľudom prácu s organizáciou?

Určite ich to naučí spolupracovať medzi sebou, zorganizovať si povinnosti a určiť priority, zlepšia svoje komunikačné schopnosti – získavanie sponzorov, získajú zodpovednosť za určité povinnosti, učia sa finančnej gramotnosti – vytváranie rozpočtu na jednotlivé akcie. A myslím si, že tieto schopnosti, ktoré nadobudli využijú v svojom každodennom živote či už teraz alebo neskoršie. Takže áno, odporučila by som aj iným študentom prácu v našej eventovke.

Organizácia je práca, pod ktorou si človek častokrát nevie predstaviť nič uchopiteľné. Verím, že tieto dva rozhovory Vám pomohli utvoriť si predstavu o tom, čo sa deje už mesiace pred tým, ako dorazíte na podujatie, ako hosť. Je to síce možno niekedy časovo náročné a prináša to veľa stresu a zodpovednosti, ale je to aj skutočne výnimočná aktivita, kde vidíte ako sa vaša myšlienka stáva reálnou a viditeľnou. Emócie, ktoré sú s organizovaným späté a to najmä pri sledovaní už výsledku tej tvrdej práce, ktorá tomu predchádzala, keď je podujatie už tzv. v pohybe stoja za všetok stres, tlak a obetovaný čas.

Ďakujem aj mojim dvom respondentkám za venovaný čas a želám ešte veľa úspechov spojených s organizáciou, či už na pôde našej školy alebo mimo nej.